Ga naar hoofdinhoud

Privacy

Doel Privacy Policy Karakters BV

  1. Hier vind je de privacy policy van Karakters BV terug. Voor onze bedrijfsgegevens verwijzen we jou graag naar artikel drie. Deze policy is van toepassing op de verwerking van jouw gegevens door Karakters BV in het algemeen (dit o.m. ook via onze website beschikbaar op https://www.karakters.be). Met deze policy willen we jou helder informeren. Je kan hem altijd raadplegen op onze website, via de rubriek ‘Privacy Policy’. Vragen over onze policy mag je doorsturen naar privacy@karakters.be.
  2. Deze policy dekt niet het privacybeleid van derden noch van websites of applicaties waarnaar via hyperlinks op onze website wordt verwezen.
  3. Wij kunnen deze privacy policy op elk moment wijzigen. Bij wijzigingen passen we de versie op onze website onmiddellijk aan. Hier vind je dus altijd de meest recente privacy policy.
  4. Deze privacy policy is onderworpen aan het Belgische recht. Enkel de rechtbank van Gent is bevoegd in geval van een geschil.

Wie is er verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens?

  1. Karakters BV is de zgn. ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Concreet wil dat zeggen dat Karakters BV het doel en de middelen van de verwerking bepaalt en instaat voor de rechtmatige en correcte verwerking van jouw gegevens.
  2. Bij bepaalde verwerkingen is Karakters BV niet verantwoordelijk en verwerkt zij de persoonsgegevens enkel in opdracht van en ten behoeve van een derde, meestal een klant van Karakters BV. Het gaat dan bv. om elektronische identificatiegegevens van een bezoeker van een website die door Karakters BV gemaakt, ontwikkeld en/of beheerd/gehost wordt voor een klant. Karakters BV treedt in dat geval op op als verwerker, terwijl de bewuste klant de verwerkingsverantwoordelijke is.

Hoe kan je ons contacteren?
Rechtsvorm: BV
Vennootschapsnaam: Karakters
Handels- / merknaam: ‘Karakters’
Zetel: Tondelierlaan 1, 9000 Gent
Ondernemingsnummer (KBO): 0886.576.139
E-mail: privacy@karakters.be
Hyperlink website: https://www.karakters.be

Welke gegevens verwerken wij van jou en hoe?

  1. Karakters BV verwerkt volgende gegevens:
    1. jouw persoonlijke identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres;
    2. als je een onderneming bent: naam van de onderneming, zetel en ondernemingsnummer;
    3. jouw financiële gegevens: bankrekeningnummer en/of andere betalingsgegevens, mastercardgegevens;
    4. elektronische identificatie- en lokalisatiegegevens wanneer je onze website bezoekt: apparaatgegevens, browser, besturingssysteem, IP-adressen, cookies, logbestandsgegevens, externe websites die je hebben doorverwezen, door jou bezochte pagina’s op de website (en datum en tijd).
  2. Karakters BV kan jouw gegevens rechtstreeks van jou ontvangen dan wel onrechtstreeks via derden. Karakters BV kan jouw persoonsgegevens ontvangen en verwerken in het kader van de overeenkomst met jou
    1. wanneer je contact opneemt met Karakters BV voor inlichtingen (telefonisch, schriftelijk of via de website (contactformulier))
    2. wanneer je een offerte aanvraagt
    3. wanneer je beroep doet op de diensten van Karakters BV
    4. naar aanleiding van een sollicitatie
    5. via cookies op onze website of op websites/applicaties van klanten van Karakters BV

Karakters BV kan jouw gegevens ook ontvangen via derden, bijvoorbeeld partners van Karakters BV.

Waarom en op basis van wat verwerken wij jouw gegevens?

Karakters BV verwerkt jouw persoonsgegevens in het kader van:

  1. De uitvoering van onze diensten en klantenbeheer.
    Wij verwerken jouw persoonsgegevens om in contact te treden met jou, jouw eventuele vragen te kunnen verwerken en jou de nodige inlichtingen te kunnen verschaffen over ons bedrijf, onze diensten, onze website of andere informatie te verstrekken die verband houdt met onze activiteiten.
    Daarnaast verwerken wij jouw persoonsgegevens voor het beheren van onze klantenbestanden, het uitvoeren en opvolgen van offerteaanvragen, het voorbereiden en uitvoeren van onze diensten en het uitvoeren en opvolgen van de overeenkomsten met onze klanten. Hier vallen ook administratieve handelingen onder i.f.v. backoffice, klantenservice/helpdesk, betalingen, administratie, facturatie, opvolging solvabiliteit en boekhouding.
    Wij verwerken jouw gegevens of die van jouw onderneming in het kader van de voorbereiding en/of uitvoering van de (diensten)overeenkomst dan wel op grond van onze gerechtvaardigde (commerciële) belangen die desgevallend zwaarder doorwegen op jouw (privacy)rechten (aangezien je dergelijke verwerking redelijkerwijs kan verwachten). Indien je bepaalde gegevens, zoals jouw identificatiegegevens of financiële gegevens, die we nodig hebben in het kader van de overeenkomst, niet verstrekt aan ons, kunnen we de overeenkomst niet uitvoeren en/of onze diensten niet verlenen.
  2. Prospectenbeheer:
    Wij kunnen gegevens van jou verwerken als potentiële klant of prospect, dit m.o.o. prospectie, klantenwerving, in het kader van afspraken of gesprekken, contactnames, aanbreng van klanten, doorverwijzingen e.d. dan wel ter voorbereiding van een eventuele overeenkomst. Dit kan o.g.v. onze gerechtvaardigde (commerciële) belangen die desgevallend zwaarder doorwegen op jouw (privacy)rechten (aangezien je dergelijke verwerking redelijkerwijs kan verwachten in het kader van prospectie).
  3. Partnerbeheer:
    Contactname en uitvoering van overeenkomsten met onze partners, leveranciers en dienstverleners. Ook in het kader daarvan kunnen wij persoonsgegevens verwerken indien u bv. een werknemer of aangestelde bent van één van onze partners, leveranciers of dienstverleners. Dit kunnen wij in het kader van de overeenkomst dan wel op grond van ons gerechtvaardigd (commercieel) belang die desgevallend zwaarder doorweegt op jouw (privacy)rechten (aangezien je dergelijke verwerking redelijkerwijs kan verwachten). Wij kunnen jouw gegevens verwerken om onze diensten te optimaliseren. Dit kan op basis van uw toestemming of onze gerechtvaardigde belangen die desgevallend zwaarder doorwegen dan uw (privacy)rechten. Zo kan Karakters BV je bv. contacteren voor het plaatsen van een review of referentie op onze website (dit zal evenwel met jouw toestemming zijn).
  4. Direct marketing:
    Jouw gegevens kunnen worden gebruikt voor direct marketing. Dit is het via onze nieuwsbrief of andere middelen toesturen van informatie over onze diensten of andere informatie die voor jou interessant of nuttig zou kunnen zijn. Indien je klant bent bij ons kan dat op grond van onze gerechtvaardigde belangen om te ondernemen die desgevallend zwaarder doorwegen op jouw (privacy)rechten (aangezien je dergelijke verwerking redelijkerwijs kan verwachten als klant). Indien je geen klant bent van ons kan je dergelijke marketing niet redelijkerwijs verwachten en hebben we jouw voorafgaande toestemming nodig (bv. door in te schrijven via onze website). Jouw toestemming is vrij en kan je op elk moment intrekken.
  5. Het verzorgen van een optimale werking van onze website:
    Wanneer je de website bezoekt of raadpleegt, kunnen we bepaalde elektronische gegevens verwerken, zoals cookies en IP-adres (zie artikel 4.1 hierboven). Cookies vergemakkelijken de interactie tussen jou als bezoeker en onze website en worden gebruikt met het oog op verbetering van de gebruikerservaring en voor de verzameling van statistieken onder de bezoekers van onze website. Cookies zorgen er ook voor dat jouw persoonlijke instellingen en voorkeuren worden opgeslagen of dat beeld- en geluidsmateriaal kan worden afgespeeld. Bepaalde cookies kunnen geplaatst worden door een derde, bv. Google Analytics, voor het meten van het gebruik van onze website. De doorgifte aan onze partners, dienstverleners, leveranciers en/of andere contractuele partners van Karakters BV voor de uitvoering van voorgaande punten.
  6. Sollicitantenbeheer:
    Wij kunnen jouw persoonsgegevens verwerken indien je bij ons solliciteert (in het kader van aanwerving en selectie) en zelfs bijhouden in ons wervingsreserve. Ook dit kan op basis van onze gerechtvaardigde belangen die desgevallend zwaarder doorwegen op jouw (privacy)rechten als sollicitant (je kan dergelijke verwerking en/of bewaring immers redelijkerwijs verwachten).
  7. Het naleven van toepasselijke wetgeving.
    De verwerking van jouw gegevens, al dan niet op of via de website, maakt niet het voorwerp uit van zgn. ‘geautomatiseerde individuele besluitvorming’ of van profilering.

Wie ontvangt of verwerkt naast Karakters BV jouw gegevens?

  1. Jouw gegevens worden in de eerste plaats ook verwerkt door onze partners, dienstverleners of leveranciers in het kader van de uitvoering van onze diensten. Het gaat bv. ook om hosting providers, IT partners, webbeheerders, netwerkbeheerders, softwareleveranciers, datacenters, ondernemingen die betalingsdiensten, marketingdiensten, communicatiediensten of mediadiensten verlenen aan ons, ons sociaal secretariaat etc.
  2. Ten slotte kunnen ook andere ondernemingen jouw gegevens verwerken in het kader van onze activiteiten, zoals bv. onze boekhouders, accountants, bedrijfsrevisoren, verzekeringsmakelaars, verzekeraars, juridische adviseurs, advocaten of andere dienstverleners.
  3. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens door derden die dit niet doen in opdracht van Karakters BV, maar daar zelf voor verantwoordelijk zijn.
  4. Karakters BV kan verplicht worden jouw gegevens te verstrekken of te verwerken op grond van een op haar rustende wettelijke verplichting en/of naar aanleiding van een verzoek daartoe vanwege toezichthoudende autoriteiten of overheidsinstanties.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

  1. Wij zullen jouw gegevens niet langer bijhouden dan noodzakelijk voor de doeleinden zoals omschreven hierboven in artikel 5, tenzij er op de bewaring of verwerking ervan bijzondere wettelijke bepalingen van toepassing zijn.
  2. In het kader van de uitvoering van onze diensten worden jouw gegevens bewaard tot maximum 10 jaar na beëindiging van de overeenkomst, ofwel de verjaringstermijn voor contractuele vorderingen. Voor bepaalde andere gegevens gelden wettelijk andere termijnen: 5 jaar voor sociale documenten i.v.m. personeel en 7 jaar voor bepaalde boekhoudkundige en fiscale documenten. Gegevens van sollicitanten worden tot 3 jaar na de sollicitatie bewaard, tenzij wij de gegevens nodig hebben om ons te verweren tegen een eventuele vordering. In dat geval kunnen de gegevens tot 5 jaar bewaard worden. Voor andere bepaalde gegevens kunnen er ook specifieke wettelijke bewaringstermijnen gelden. In ieder geval geldt hierbij steeds het principe dat wij jouw gegevens niet langer bijhouden dan nodig.

Jouw rechten

  1. Je hebt het recht op informatie over de verwerking van jouw gegevens. Dit wordt je meegedeeld via deze privacy policy. Je kan ons ook steeds verzoeken om bijkomende informatie te verschaffen.
  2. Je hebt het recht:
    1. Om ons te verzoeken jou inzage te geven in jouw gegevens. Daarvoor kan je kosteloos één kopie van de gevraagde informatie krijgen. Indien je om bijkomende kopieën verzoekt, kunnen wij jou hiervoor een redelijke vergoeding aanrekenen als administratieve kost.
    2. Jouw gegevens indien nodig te laten corrigeren;
    3. Jouw gegevens te laten verwijderen wanneer de verwerking van die gegevens niet langer noodzakelijk is voor het doeleinde of de doeleinden waarvoor ze door ons werden verwerkt; je een eerder gegeven toestemming hebt ingetrokken; je bezwaar maakt tegen de verwerking door ons; de persoonsgegevens onrechtmatig door ons zouden zijn verwerkt; dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting; of de persoonsgegevens verwerkt zouden zijn in verband met een aanbod van online dienstverlening aan kinderen.
    4. Een beperking te vragen van de verwerking die op jou betrekking heeft. Dat kan wanneer je de juistheid van de gegevens waarover we beschikken, betwist; de verwerking onrechtmatig is en je je verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens en in de plaats daarvan om de beperking van het gebruik ervan verzoekt; we deze gegevens niet meer nodig hebben terwijl jij deze gegevens wel nog nodig hebt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering; of in afwachting van een antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van Karakters BV zwaarder doorwegen dan die van jou of jouw (privacy)rechten indien je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang.
  3. Je hebt het recht om tegen de verwerking van jouw gegevens bezwaar te maken.
    Je kan te allen tijde en kosteloos bezwaar kunnen maken tegen de verwerking van jouw gegevens voor direct marketing. Dit kan eenvoudig door dit te laten weten via privacy@karakters.be en/of via uitschrijving op onze website. Dit kan ook via de mailings zelf (onderaan is telkens de mogelijkheid voorzien om uit te schrijven). Je zal dan van ons geen nieuwsbrieven meer ontvangen.
  4. Je hebt het recht op overdraagbaarheid van jouw gegevens (aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, bv. een ander webbeddrijf). Dit kan enkel indien de verwerking door ons berust op jouw toestemming of de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht.
  5. Indien de verwerking van jouw persoonsgegevens gebaseerd is op jouw toestemming, dan heb je het recht om je toestemming te allen tijde in te trekken.
  6. Je hebt bovendien het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – T: +32(0)2 274 48 00 – E: contact@apd-gba.be). In geval van een klacht kan je ook te allen tijde Karakters BV zelf contacteren: privacy@karakters.be.
  7. De uitoefening van jouw rechten, zoals hierboven uiteengezet, is steeds afhankelijk van de vereisten en voorwaarden zoals bepaald in de geldende wetgeving (zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de zgn. ‘GDPR’)).
  8. Voor de uitoefening van jouw rechten kan je eenvoudigweg een verzoek richten aan Karakters BV op privacy@karakters.be. Hierbij moet je je wel afdoende identificeren. Wanneer wij redenen hebben om te twijfelen aan jouw identiteit, mogen wij jou om aanvullende informatie vragen die nodig is ter bevestiging van jouw identiteit. Doorgaans zullen wij een kopie van jouw identiteitskaart vragen om te verifiëren wie effectief een verzoek indient.

Vragen? Neem dan zeker contact met ons op via privacy@karakters.be